Le dossier de demande d’admission, pour de l’hébergement temporaire ou de l’hébergement permanent, est à retirer auprès du secrétariat. Il est à retourner à l'établissement dûment complété avec toutes les pièces demandées.

Le dossier d’admission est composé des documents suivants :

• Le volet médical (Cerfa n°14732*03)

Le dossier d’inscription en Ehpad comprend un questionnaire médical de 4 pages. Il doit être rempli par le médecin traitant ou praticien hospitalier.

Il permettra d’évaluer l’état de santé du futur résident et de déterminer la prise en charge médicale la plus adaptée. Il devra être mis sous pli confidentiel. Ce questionnaire doit ensuite être validé par la commission d’admission de l’établissement.

• Le volet administratif (Cerfa n°14732*03)

La personne âgée (ou son référent – travailleur social ou représentant légal) doit également remplir un questionnaire administratif.

Dans cette partie du dossier de demande unique d’admission en Ehpad, il est indiqué :

• sa situation familiale,
• ses pensions et retraite,
• divers détails qui serviront de base à l’élaboration du projet de vie individualisé.

• Le livret d’accueil

Le livret d’accueil est un soutien pour la personne accueillie et son entourage, un repère sur le fonctionnement de son futur lieu de vie et un outil d'information pour le respect de ses choix et droits.

• Horaires secrétariat et tarifs

Cette plaquette référence les coordonnées et horaires d’ouverture du secrétariat. Elle indique également les tarifs appliqués et les possibilités de financement selon les conditions de ressources.

• Liste des pièces à fournir

Les pièces à fournir avec le dossier d’Ehpad Cerfa comprend les éléments suivants :

• pièce d’identité,
• photocopie du livret de famille,
• carte Vitale,
• attestation de sécurité sociale,
• copie de la mutuelle ou CMUC (couverture maladie universelle complémentaire)
• justificatifs des ressources (montant des retraites, avis d’imposition ou de non-imposition),
• notification de l’APA, lorsque le futur résident est déjà bénéficiaire (APA à domicile pour un séjour temporaire – APA en établissement pour une séjour permanent),
• éventuelle dérogation d’âge pour l’Ehpad (s’il a moins de 60 ans),
• si le futur résident est sous protection juridique : copie de la décision du juge, etc.

Le dossier peut être adressé directement, par courrier, email ou Via Trajectoire.

La plateforme Via Trajectoire permet de faire une demande unique en ciblant plusieurs établissements.

Déposer un dossier revient à faire une demande qui sera étudiée. Le dossier n’est pas accepté automatiquement, la personne est mise sur liste d’attente en attendant la suite de la procédure.

L’inscription sur la liste d’attente est effective au retour du dossier dûment complété et accompagné des pièces à fournir.

Une visite de l'établissement est proposée pour la personne âgée et sa famille afin de découvrir l'établissement et les services qu'il propose.

La demande d’admission est étudiée par le médecin coordonnateur en collaboration avec l’infirmière référente.

Le dossier d’admission peut être refusé pour les raisons suivantes :

• Prise en charge médicale impossible : certaines pathologies ou soins requis dépassent les possibilités de l'établissement.
• Ressources insuffisantes : lorsque les ressources de la personne âgée et de ses obligés alimentaires ne suffisent pas pour acquitter le prix de la maison de retraite, le futur résident peut bénéficier de différentes aides financières, notamment de l’aide sociale à l’hébergement (ASH), mais une place habilitée à l’ASH n’est pas toujours disponible lors de la demande d’admission en Ehpad,
• La dérogation d’âge : une personne âgée de moins de 60 ans ne peut solliciter une admission en Ehpad que si elle a reçu une dérogation d’âge.
• Dossier incomplet : Si le dossier est incomplet, notamment sur les informations médicales nécessaires à l'étude sur la possibilité de prise en charge.

L’établissement se réserve le droit de refuser l’entrée d’un résident si sa situation n’est pas en adéquation avec les capacités de prise en charge qu’offre l’établissement. Tout refus d’admission est dûment motivé et notifié aux demandeurs.

Le dossier, s’il n'est pas rejeté, est mis sur liste d’attente.

Cette liste d’attente n’est pas gérée par ordre d’arrivée des demandes, mais après évaluation, en fonction de l’urgence des situations des personnes en attente et en fonction des possibilités d’accueil et au regard du niveau de dépendance.

La personne âgée ou son entourage doit actualiser la demande d'admission tous les 3 mois en contactant le secrétariat pour maintenir sa place sur la liste d'attente (envoi d'un questionnaire médical actualisé).

Lorsqu’une place se libère, l’établissement prend contact avec le résident et/ou ses proches pour l’en informer.

- dossier Via Trajectoire : réponse (acceptée – en attente- refusée) directement sur la plateforme

- dossier papier ou mail : réponse par retour de mail ou téléphone selon les coordonnées données.

Une date d’entrée est prévue d’un commun accord.

En cas de non réponse sous 24h, l’établissement proposera la chambre à une autre personne.